Dizer NÃO é uma das palavras mais difíceis de dizer, especialmente no ambiente corporativo.

Você sabe por quê? Porque temos medo de parecer preguiçosos, com má vontade. Temos medo de que o outro se ofenda com nosso não e, com isso, passe a nos prejudicar. Especialmente se esse outro for nosso chefe, dizer não é uma das coisas mais difíceis!

Nessa época de crise, muitas pessoas estão perdendo o emprego e, com isso, muitas funções estão acumulando. Não é incomum que tenhamos de assumir tarefas de colegas para dar conta da demanda. Como, em uma situação como essa, poderíamos dizer “não” com tranquilidade?

Mundo ideal x Mundo real

Bem, em um mundo ideal, ninguém precisaria dizer NÃO. Todos aceitariam as tarefas adicionais e cumpririam os prazos com tranquilidade, apresentando um trabalho de qualidade. Mas no mundo real não é bem assim que as coisas funcionam.

Temos um limite de trabalho que conseguimos cumprir:

  • o limite bom: prazos são mantidos e, dessa forma, entregamos o melhor de nossa qualidade;
  • o limite médio: prazos são mantidos e o trabalho é entregue com uma qualidade aceitável;
  • o limite máximo: prazos não são respeitados e, por isso, entregamos os projetos depois do prazo e com uma qualidade baixa.

O problema é que muitos líderes preferem utilizar o limite máximo de seus colaboradores já que acreditam que produtividade é sinônimo de entregas rápidas e estouradas. Mas não é bem assim. Além disso, acreditam que se o prazo foi entregue em dia é porque “dava para ter apertado mais”.

Com isso, os colaboradores ficam sempre abarrotados de tarefas, estressados e, consequentemente, menos produtivos. Diante disso, a qualidade de seu trabalho cai drasticamente e, muitas vezes, o trabalho precisa ser refeito (o que gera o dobro do custo e do tempo).

Fonte: Negócio foto criado por rawpixel.com – br.freepik.com

 

Autoconhecimento e Comprometimento

Em muitas situações, dizer NÃO é, na verdade, dizer SIM para a produtividade.

Mas isso requer um bom nível de autoconhecimento e comprometimento com a própria palavra, pois você precisa saber exatamente quanto consegue produzir em determinado período de tempo.

Ou seja, quanto tempo leva para entregar um trabalho de excelente qualidade, de qualidade média e de qualidade baixa.

Uma estratégia para que cada pessoa descubra qual é o seu tempo para entrega de determinadas tarefas é contabilizar o tempo utilizado. Hoje em dia, há algumas ferramentas que fazem essa contabilização de tempo, como por exemplo, o Trello.

Com base nisso, você sabe exatamente quais tarefas pode assumir e quais não. É importante lembrar que você pode, é claro, eventualmente virar a noite para conseguir atingir uma meta importante. Mas, quanto mais você fizer isso, mais sua produtividade no dia a dia vai cair.

E o segredo dos profissionais de sucesso é que eles não são produtivos por um ou dois dias, uma ou duas semanas. Eles são produtivos consistentemente, ao longo dos meses.

Mas entregar um trabalho de qualidade não é o suficiente se ele não for entregue no prazo combinado, não é mesmo?

Muitas vezes, nosso trabalho é apenas uma etapa do produto ou serviço final – e, assim, passa por diversas fases antes de nós e por diversas fases depois. Se não mantemos nosso prazo, atrasamos a entrega de todos.

Assim, uma vez que tenhamos prometido um prazo, devemos nos esforçar ao máximo para mantê-lo. Se ele se revelar pequeno ou grande demais, ajustamos no próximo. Mas, lembre-se sempre que precisamos que nossa palavra tenha autoridade – a autoridade que vem da experiência, de uma ação consistente e de uma boa comunicação.

Não adianta falar que temos comprometimento e não mostrar na prática. É preciso prometer e cumprir de maneira consistente e ao longo do tempo.

Então, você sabe quanto de trabalho consegue entregar e em qual qualidade. Mas, mesmo assim, insistem em te passar tarefas que são impossíveis de serem cumpridas em tempo. O que fazer? Continue sua leitura!

dizer não

Negociação

Pois bem. Acabaram de te passar um prazo impossível. Você sabe que, se entregar no prazo pedido, a qualidade será afetada. E que, se mantiver a qualidade, vai afetar o prazo.

O passo principal, agora, é negociar. É explicar de maneira sucinta o paradoxo tempo x qualidade e ver qual é o mais importante nesse momento. Alguns chefes são mais focados em produtividade, custe a qualidade que custar; outros são mais focados na qualidade, leve o tempo necessário. Cada projeto, também, pode ter sua especificidade.

Assim, fica a cargo de seu supervisor priorizar um ou outro. E analisar como o novo projeto impacta a entrega dos demais.

…é hora de dizer NÃO.

Mas, às vezes, não existe espaço para essa negociação. E, cada vez mais, colegas também tentam passar novas tarefas para você.

Muitas vezes, você já está completamente cheio de tarefas e não param de te pedir novas. Agora, é a hora de dizer NÃO.

Seja um “Não consigo realizar essa tarefa no prazo pedido” ou “Não consigo assumir mais essa responsabilidade”. Esse NÃO não significa preguiça ou má vontade, pelo contrário, significa que você está comprometido com seu trabalho e com sua palavra. Ou seja, que os projetos para os quais você diz SIM estão com qualidade e prazo garantido.

desenvolvimento da equipe

Se você souber dizer NÃO com firmeza e gentileza, isso não será motivo de brigas. Será motivo de respeito: porque seus colegas e seus chefes saberão que sua palavra é de ouro e que você diz NÃO quando não é possível. E, principalmente que, quando diz SIM, é para valer.

De acordo com a revista Exame, saber dizer NÃO demonstra autoconfiança e abre espaço para discussões que podem ser produtivas.

Mas como dizer esse NÃO?

E qual seria, então, uma maneira firme e gentil de dizer NÃO? Diante disso, separei 4 dicas que podem ajudá-lo nesse momento. Vamos a elas?

 

1. Ouça seu interlocutor e entenda a demanda

Antes de negar seu pedido, entenda o que precisa ser feito. Não se apresse negando. Entenda as tarefas que estão sendo pedidas e então avalie sua disponibilidade.

2. Seja empático

Não faça pouco caso da solicitação do outro, revirando os olhos ou sendo impaciente. Demonstre boa vontade e explique porque não pode realizar a tarefa necessária.

3. Sugira alternativas

Não tenha medo, também, de sugerir alternativas menos óbvias. O Jornal Folha, o portal Uol Empregos e Carreiras e muitos outros sugerem que um modo de dizer não é também sugerir alternativas: sejam de prazo, de fluxo ou de responsável pelo trabalho.

4. Mantenha uma justificativa simples

Não perca tempo (seu e do seu interlocutor!) dando explicações muito detalhadas ou se desculpando muitas vezes. Mantenha a justificativa simples e direta, tendo em mente que você está fazendo o melhor para a qualidade e fluxo da empresa.

Você sabe dizer não?

E então, gostou das dicas?

 

Se você quer entender mais sobre como funciona essa comunicação empresarial, precisa conhecer o curso Redação Empresarial In Company.

Muito mais do que um curso de gramática, é um curso que te ajuda a se comunicar: com ele, você vai aprimorar sua capacidade de se expressar tanto de maneira escrita quanto falada.

Quer alavancar sua carreira usando a comunicação?

Clique Aqui!